Chuyển từ Monday.com sang JustDo

Sẵn sàng chuyển đổi từ Monday.com sang JustDo? Hướng dẫn này cho bạn thấy cách dữ liệu và kiểm soát truy cập từ Monday.com của bạn được ánh xạ gọn gàng vào nền tảng doanh nghiệp JustDo, và cách chuyển đổi này mở ra tầm nhìn rõ ràng hơn trên toàn tổ chức.

Với cấu trúc đa cấp của JustDo, các công việc liên quan được tập trung tại một nơi, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về danh mục dự án, các nhóm nhìn thấy sự phụ thuộc liên chức năng, và những cải tiến được phát hiện nhanh chóng hơn.

Sau khi hoàn tất di chuyển, tầm nhìn thống nhất đó chuyển thành động lực: ưu tiên thông minh hơn, bàn giao rõ ràng hơn, và mở rộng dễ dàng hơn trên các dự án và phòng ban.

JustDo cũng hỗ trợ triển khai hoàn toàn cách ly mạng (air-gapped). Nếu bạn cần cô lập dữ liệu và quy trình làm việc quan trọng khỏi internet công cộng, bạn có thể chạy JustDo trong môi trường do bạn kiểm soát - tại chỗ hoặc trên đám mây riêng - với ranh giới mạng nghiêm ngặt. Điều này mang lại cho bạn quyền truy cập được kiểm toán, phân quyền chi tiết, và khả năng thực thi các chính sách bảo mật, tuân thủ và lưu giữ dữ liệu của riêng bạn. Hơn nữa, để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn, mã nguồn có sẵn để bạn kiểm tra, và đảm bảo hoàn toàn sự liên tục kinh doanh.

Hiểu về Quá trình Di chuyển

JustDo cung cấp lộ trình chuyển đổi an toàn và đơn giản cho các nhóm doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức, dữ liệu dự án và kiểm soát truy cập chi tiết của bạn được chuyển đổi một cách tự nhiên vào hệ thống linh hoạt và mạnh mẽ của JustDo.

Cách Monday.com Được Ánh xạ sang JustDo

Cấu trúc Phân cấp

Cấu trúc Monday.com của bạn được ánh xạ sang JustDo như sau:

Monday.com	Tương đương JustDo	Mô tả
Workspace (Không gian làm việc)	Bảng JustDo	Container cấp cao nhất
Folder (Thư mục)	Phòng ban/Thư mục (Bộ sưu tập Dự án)	Trên Monday, những thành phần này nhóm các board liên quan lại với nhau. Cấu trúc đa cấp của JustDo cho phép chứa tất cả trong một bảng JustDo duy nhất để có cái nhìn tổng quan dễ dàng về tổ chức.
Board (Bảng)	Dự án	Trên Monday thường đại diện cho một dự án, một quy trình làm việc, danh sách khách hàng, v.v. Trên JustDo, bạn nhìn thấy tất cả các dự án trong một cái nhìn tổng quan.
Group (Nhóm)	Trường Trạng thái	JustDo hỗ trợ gán nhiều Group cho mỗi task - để giúp phù hợp với nhiều quy trình làm việc đang ảnh hưởng đến cùng một task trong một dự án1
Items (Mục)	Tasks (Công việc)

¹ Ví dụ: Trong Monday, một board có thể sử dụng một Group cho vòng đời phát triển (ví dụ: Chờ xử lý → Đang thực hiện → QA → Hoàn thành). Trong JustDo, bạn có thể giữ điều đó và thêm một track Group bổ sung - ví dụ: Lập hóa đơn, Chuẩn bị Thông báo, hoặc Tài liệu - để cùng một task có thể di chuyển qua quá trình phát triển và quy trình kinh doanh song song.

Ví dụ: Cấu trúc Monday.com của bạn Workspace → Folder → Board → Group → Items trở thành Bảng JustDo → Thư mục → Bảng → Dự án → Tasks trong JustDo.

Ánh Xạ Loại Trường

JustDo duy trì khả năng tương thích với các trường của Monday.

Dưới đây, mỗi mục ánh xạ một trường Monday sang trường tương đương trong JustDo, kèm theo ghi chú và các khả năng bổ sung trong ngoặc đơn:

Trường dữ liệu

• Timeline → Ngày Bắt Đầu, Ngày Kết Thúc, Ngày Đến Hạn (với hỗ trợ đầy đủ chế độ xem Gantt)
• Dependency → Phụ Thuộc (hỗ trợ các mối quan hệ FS, SS, FF, SF với độ trễ/sớm)
• Time tracking → Plugin Theo Dõi Thời Gian (ghi lại thời gian làm việc của từng thành viên với báo cáo chi tiết)
• Files → Tệp Tin (lưu trữ cấp doanh nghiệp, cục bộ, air-gapped, mã hóa khi lưu trữ, hoặc trên đám mây)

Trường cốt lõi

• Name → Tiêu Đề
• People → Người Dùng/Chủ Sở Hữu (mỗi nhiệm vụ được gán một chủ sở hữu và luôn có chủ sở hữu)
• Status → Trạng Thái (với nhãn và màu sắc tùy chỉnh)
• Monday Doc → Mô Tả (trình soạn thảo WYSIWYG văn bản định dạng với hỗ trợ tệp tin)
• Long Text → Trường Văn Bản/Mô Tả

Trường khác

• Date → Trường Ngày Tháng
• Dropdown → Trường Tùy Chọn
• Tags → Trường Thẻ Bất Biến/Trường Đa Tùy Chọn Có Thể Thay Đổi
• Formula → Trường Công Thức (hỗ trợ biểu thức toán học)
• Text → Trường Văn Bản
• Link → Trường Văn Bản
• Email → Trường Văn Bản
• Location → Trường Văn Bản (với tích hợp Maps tùy chọn)
• Numbers → Trường Số (với hỗ trợ số thập phân/min/max)
• Phone → Trường Văn Bản

Giải Pháp Thay Thế

Hiện tại, JustDo chưa có ánh xạ trực tiếp cho các trường sau:

• Nút Bấm
• Bình Chọn
• Phản Chiếu
• Đồng Hồ Thế Giới

Có thể sắp xếp các giải pháp tùy chỉnh.

Di chuyển Người dùng và Kiểm soát Truy cập

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc di chuyển doanh nghiệp là bảo toàn cấu trúc kiểm soát truy cập và phân quyền của bạn. JustDo cung cấp kiểm soát truy cập chi tiết cấp doanh nghiệp, ánh xạ hiệu quả với hệ thống phân quyền của Monday.com.

Vai trò Người dùng trên Monday.com

Monday.com cung cấp các vai trò người dùng sau:

• Admin: Quyền truy cập đầy đủ vào tài khoản bao gồm quản lý người dùng, thanh toán và tạo bảng (board)
• Member: Quyền truy cập tiêu chuẩn vào các bảng (board) và không gian làm việc (workspace)
• Viewer: Quyền truy cập chỉ đọc vào các bảng (board)
• Guest: Quyền truy cập hạn chế, thường dành cho cộng tác viên bên ngoài

Kiểm soát Truy cập Đa tầng của JustDo

JustDo cung cấp hệ thống kiểm soát truy cập chi tiết và linh hoạt hơn với ba cấp độ:

1. Truy cập Cấp Tổ chức

• Quản trị viên Tổ chức (Organization Admin): Quản lý cài đặt tổ chức, mời thành viên và tạo JustDo
• Thành viên Tổ chức (Organization Member): Có thể được thêm làm thành viên JustDo.

2. Truy cập Cấp Không gian làm việc (Thành viên JustDo)

• Quản trị viên JustDo (JustDo Admin): Bật/tắt plugin, kiểm soát quyền truy cập vào JustDo, cập nhật tên JustDo
• Thành viên JustDo (JustDo Member): Quyền truy cập tiêu chuẩn để xem và chỉnh sửa các nhiệm vụ trong JustDo
• Khách JustDo (JustDo Guest): Quyền truy cập hạn chế vào JustDo

3. Truy cập Cấp Nhiệm vụ (Thành viên nhiệm vụ, áp dụng cả cho Bộ sưu tập Dự án và Dự án)

• Chủ sở hữu Nhiệm vụ (Task Owner): Người chịu trách nhiệm chính cho nhiệm vụ
• Thành viên Nhiệm vụ (Task Member): Người dùng được gán cho các nhiệm vụ cụ thể
• Quyền cá nhân có thể được cấu hình cho từng nhiệm vụ hoặc trường dữ liệu

Chiến lược Di chuyển Kiểm soát Truy cập

Dưới đây là cách ánh xạ các vai trò Monday.com sang JustDo:

Monday.com Role	Tương đương JustDo
Quản trị viên Tài khoản (Account Admin)	Quản trị viên Tổ chức (Organization Admin)
Quản trị viên Không gian làm việc (Workspace Admin)	Quản trị viên JustDo (JustDo Admin)
Quản trị viên Bảng (Board Admin)	Chủ sở hữu Bộ sưu tập Dự án (Projects Collection Owner)
Thành viên (Member)	Thành viên JustDo/Nhiệm vụ
Người xem/Khách (Viewer/Guest)	Khách JustDo (JustDo Guest)

Cấu hình Phân quyền

Hệ thống phân quyền của JustDo cho phép bạn cấu hình quyền truy cập dựa trên điều kiện:

• Tất cả (All): Quyền truy cập mở cho tất cả thành viên bảng
• Quản trị viên JustDo (JustDo Admin): Chỉ dành cho quản trị viên bảng
• Thành viên JustDo (JustDo Member): Tất cả thành viên và quản trị viên bảng
• Khách JustDo (JustDo Guest): Khách, thành viên và quản trị viên
• Chủ sở hữu Nhiệm vụ (Task Owner): Chỉ chủ sở hữu nhiệm vụ
• Thành viên Nhiệm vụ (Task Member): Tất cả thành viên nhiệm vụ (bao gồm chủ sở hữu)
• Người dùng Tùy chỉnh (Custom Users): Danh sách người dùng cụ thể

Kiểm soát chi tiết này đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được bảo mật trong khi vẫn cho phép cộng tác.

Những Gì Được Nhập Tự Động

Khi bạn chuyển đổi từ Monday.com sang JustDo, chúng tôi tự động chuyển qua:

Dữ Liệu Cốt Lõi:

• Tất cả các mục (tasks) với cấu trúc phân cấp của chúng
• Người được giao, chủ sở hữu và thành viên của task
• Ngày tạo và dấu thời gian cập nhật cuối
• Lịch sử hoạt động
• Tên, mô tả và ghi chú của task

Trường Dữ Liệu và Dữ Liệu Tùy Chỉnh:

• Tất cả các trường tùy chỉnh được hỗ trợ
• Cột trạng thái với nhãn và màu sắc
• Trường ngày tháng và timeline
• Mối quan hệ phụ thuộc (dependency)
• Công thức và trường tính toán
• Tags và lựa chọn dropdown
• Tệp đính kèm

Phân Công Người Dùng:

• Phân công quyền sở hữu task
• Phân công thành viên task
• Danh sách thành viên board (sẽ được cấu hình thành thành viên JustDo)

Quy Trình Chuyển Đổi

Quá trình chuyển đổi được tự động hóa hoàn toàn và yêu cầu tối thiểu công sức từ nhóm của bạn:

1. Truy Cập - Tạo API key của Monday.com
2. Bắt Đầu - Khởi động quá trình chuyển đổi dữ liệu tự động
3. Theo Dõi & Xác Thực - Theo dõi tiến trình và xác nhận dữ liệu đã được chuyển đúng
4. Triển Khai - Bắt đầu làm việc trong JustDo

Không cần ánh xạ dữ liệu, không cần xuất thủ công, không cần cấu hình phức tạp.

Thời Gian Chuyển Đổi

Thời gian chạy chuyển đổi phụ thuộc vào khối lượng dữ liệu của bạn - từ khoảng một phút đến vài giờ.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chuyển đổi:

• Khối lượng dữ liệu trong workspace Monday.com của bạn
• Số lượng boards và items
• Khối lượng tệp và đính kèm
• Số lượng người dùng cần chuyển đổi
• Giới hạn tốc độ API từ Monday.com

Hỗ Trợ Doanh Nghiệp

Đội ngũ chuyển đổi doanh nghiệp chuyên trách của chúng tôi cung cấp:

• Tư Vấn Trước Chuyển Đổi: Xem xét cấu trúc hiện tại của bạn và lên kế hoạch chiến lược chuyển đổi tối ưu
• Ánh Xạ Trường Tùy Chỉnh: Hỗ trợ với các loại trường phức tạp và yêu cầu tùy chỉnh
• Cấu Hình Kiểm Soát Truy Cập: Hỗ trợ thiết lập cấu trúc phân quyền của bạn
• Xác Minh Dữ Liệu: Xác minh toàn diện rằng tất cả dữ liệu đã được chuyển đúng cách
• Các Buổi Đào Tạo: Đào tạo tùy chỉnh cho quản trị viên và người dùng cuối
• Hỗ Trợ Liên Tục: Hỗ trợ sau chuyển đổi để đảm bảo hoạt động suôn sẻ

Sẵn sàng bắt đầu? Liên hệ với đội ngũ chuyển đổi doanh nghiệp của chúng tôi tại info@justdo.com để lên lịch tư vấn và bắt đầu quá trình chuyển đổi liền mạch sang JustDo.